Privacybeleid

1. Wie zijn wij?

Tiasma (eenmanszaak), ondernemingsnummer BE 1041.015.183, met zetel te Zwingelstraat 48, 8930 Lauwe, hierna “Tiasma”, “wij” of “ons”, is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid.

2. Welke gegevens verzamelen we?

Afhankelijk van hoe je met ons in contact komt, verzamelen we:

• Identificatie- en contactgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, (facturatie)adres
• Afspraakgegevens: datum, tijdstip en aard van de afspraak (via Cal.com)
• Ticket- en supportgegevens: inhoud van je vraag, bijlagen, communicatiegeschiedenis (via ons helpdesksysteem Zammad, self-hosted)
• Facturatiegegevens: naam, adres, btw-nummer (indien van toepassing), betaalgegevens (via Dexxter)
• Technische gegevens tijdens remote support: tijdelijke toegang tot je scherm/systeem via RustDesk, uitsluitend tijdens een actieve sessie met jouw toestemming. Wij draaien onze eigen RustDesk-relayserver (self-hosted, geen publieke relay van derden), waardoor dit verkeer volledig via onze eigen infrastructuur loopt. Er wordt niets opgenomen, gefilmd of opgeslagen.
• WhatsApp-berichten: indien je ons via WhatsApp Business contacteert, verwerken we de inhoud van die gesprekken om je vraag te beantwoorden.

3. Waarom verwerken we deze gegevens?

4. Hoe lang bewaren we je gegevens?

• Facturatiegegevens: 7 jaar (wettelijke boekhoudkundige bewaartermijn)
• Tickets en supportgeschiedenis: 3 jaar na het laatste contact
• Contactformulier zonder verdere opvolging: 1 jaar
• Back-ups: worden versleuteld bewaard en volgen dezelfde bewaartermijnen als de onderliggende gegevens

5. Met wie delen we je gegevens?

We verkopen jouw gegevens nooit. We delen ze enkel met zorgvuldig gekozen dienstverleners (“verwerkers”), met wie een verwerkersovereenkomst is afgesloten:

• Cal.com (VS): voor het beheer van afspraken
• Dexxter (België): voor facturatie en boekhouding
• WhatsApp/Meta: voor communicatie via WhatsApp Business, indien je ons hierlangs contacteert

Onze eigen, self-hosted infrastructuur (Zammad, RustDesk, Vaultwarden, Nextcloud, en onze back-ups via Proxmox Backup Server) blijft volledig onder ons eigen beheer, op eigen hardware. Hierbij is geen derde partij betrokken en verlaten je gegevens in principe niet ons eigen systeem.

Voor doorgiftes buiten de Europese Economische Ruimte (bv. naar de VS, zoals bij Cal.com of WhatsApp) zorgen we voor passende waarborgen, zoals modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses).

6. Hoe beveiligen we je gegevens?

• Onze systemen draaien op eigen, self-hosted infrastructuur (Proxmox) met versleutelde back-ups volgens een 3-2-1-strategie (lokaal + offsite)
• Toegang tot systemen is beperkt en beveiligd met een wachtwoordmanager (Vaultwarden) en waar mogelijk tweestapsverificatie
• Remote support via RustDesk gebeurt enkel met jouw expliciete toestemming per sessie

7. Jouw rechten

Je hebt het recht om:

• je gegevens in te kijken;
• onjuiste gegevens te laten verbeteren;
• je gegevens te laten verwijderen (“recht op vergetelheid”), voor zover geen wettelijke bewaarplicht van toepassing is;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• je gegevens in een leesbaar formaat te ontvangen (overdraagbaarheid).
• je toestemming op elk moment in te trekken, wanneer de verwerking gebaseerd is op toestemming, zonder dat dit de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking aantast.

Bepaalde gegevens (zoals je contactgegevens bij een afspraak, of facturatiegegevens) zijn noodzakelijk om de overeenkomst te kunnen uitvoeren of om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen. Zonder deze gegevens kunnen we je aanvraag, afspraak of facturatie niet verwerken.

Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA): Drukpersstraat 35, 1000 Brussel: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

8. Cookies

Onze website gebruikt op dit moment enkel functionele cookies die noodzakelijk zijn voor de goede werking van de site. Lettertypes (Google Fonts) worden lokaal (self-hosted) geladen, zodat hierbij geen gegevens naar derden worden verstuurd. Er worden geen trackingcookies geplaatst zonder jouw toestemming.

Indien we in de toekomst Google Analytics inschakelen, gebeurt dit pas na jouw uitdrukkelijke toestemming via de cookiebanner, met IP-anonimisering en op basis van een verwerkersovereenkomst (DPA) met Google. Meer details vind je in ons Cookiebeleid.

9. Wijzigingen aan dit privacybeleid

We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen. De meest recente versie is steeds beschikbaar op deze pagina.